การจัดการ stockยา และเวชภัณฑ์อื่นๆ

การจัดการกับเหตุการณ์ที่ไม่ปกติในงานคลัง ว่าด้วยเรื่องเหตุการณ์ไม่ปกติ/ปัญหาการบริหารคลังยาอาจแบ่ง ออกได้เป็น สองแบบ

แบบแรก คือ เหตุการณ์ทางกายภาพ เช่น ไฟดับ น้ำท่วม พายุ อุบัติเหตุในที่ทำงาน เป็นต้น

แบบที่สองคือ เหตุการณ์หรือปัญหาทางการบริหารเวชภัณฑ์ เช่น ยาขาดฉุกเฉิน ยาเลิกผลิต เลิกจำหน่าย ฯลฯ
คลังยา ส่วนใหญ่ หากตัดยาออกไปจะประกอบไปด้วย พื้นที่ขนาดใหญ่ พร้อมด้วยชั้นสำหรับวางยา และเวชภัณฑ์ นอก จากนี้ก็จะมีอุปกรณ์ไฟฟ้าต่างๆ เช่น ตู้เย็น ตู้วัคซีน เครื่องปรับอากาศ เป็นต้น ขอรับใช้ในแบบแรก ก่อน เพราะสามารถ ออกแบบรับมือโดยใช้รูปแบบ แผนปฏิบัติการฉุกเฉิน ดังนี้
• ขั้นตอนการอพยพ
• รายการความรับผิดชอบของพนักงานโดยละเอียด
• รายชื่อบุคลากรสำคัญที่ต้องติดต่อในกรณีฉุกเฉิน นอกเวลาทำการ
• สัญญาณเตือนภัยที่แตกต่างกัน สำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉินที่แตกตต่างกัน
• สถานที่จุดรวมพล รวมของที่ต้องขนย้าย ทั้งภายใน และนอกสถานที่
• วิธีการที่ต้องการายงานฉุกเฉิน
ดังนั้นเมื่อสร้างแผน ให้เริ่มต้นด้วยการประเมินความเสี่ยง ภายใน การฝึกอบรมพนักงาน และฝึกซ้อมถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนทุกแผน เพราะหากพนักงานไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร แผนดังกล่าวก็ไม่มีคุณต่าพอรับมือกับเหตุการณ์นั้น

แบบแรกขอเน้นที่ เหตุที่มีผลต่อการควบคุมคุณภาพหลักของยา ได้แก่ ไฟฟ้าดับ เพราะจะนำไปสู่การสูญเสียที่ไม่ควรเกิด แก่ยาที่ต้องเก็บในตู้เย็น /ตู้วัคซีน ส่วนยาเม็ด ยาน้ำ ไม่กังวลมากหากเครื่องปรับอากาศหยุดทำงาน แค่ช่วงเวลา สั้นๆ ไม่เกิน 1 – 2 วัน

การปฏิบัติกรณีไฟดับ สำหรับยาในตู้เย็นดังนี้
* เตรียมพร้อม: มีเครื่องปั่นไฟสำรอง, ไฟฉาย, และอุปกรณ์ส่องสว่างอื่นๆ พร้อมใช้งาน
* จัดเก็บยา: เก็บยาที่ต้องควบคุมอุณหภูมิในตู้เย็นหรือตู้แช่แข็งเคลื่อนที่, ไอซ์แพค
* บันทึกข้อมูล: บันทึกข้อมูลยาที่ได้รับผลกระทบจากไฟดับ เพื่อติดตามและประเมินผล

กรณีไฟดับไม่เกิน 3 ชั่วโมง ให้นำไอซ์แพคหรือน้ำที่แช่แข็งแล้ว ลงมาวางไว้ที่ชั้นล่างแล้วให้ปิดประตูตู้เย็นไว้ตลอดเวลา จนกว่าไฟฟ้าจะมา
กรณีไฟดับเกิน 3 ชั่วโมง ให้ย้ายวัคซีนไปเก็บใน หีบเย็น หรือกระติกที่มีไอซ์แพคหรือน้ำแข็งมากเพียงพอ พร้อมกับเทอร์โมมิเตอร์สำหรับวัดอุณหภูมิ แล้วให้เพิ่มน้ำแข็งหรือเปลี่ยนไอซ์แพค เมื่อตรวจพบว่าอุณหภูมิเริ่มสูงขึ้นมากกว่า 8 เซลเซียส หรือย้ายไปตู้เย็นเคลื่อนที่ที่เตรียมไว้

กรณีดับไฟหลายวัน ประสานกับสถานบริการอื่นล่วงหน้า หรือฝากบริษัทยา เพื่อนำฝากวัคซีนต่อไป ตามแผนสำรองที่ทำไว้(ปัจจุบันคงพบเจอเหตุการณ์นี้ได้ยาก แต่เคยเกิดมาแล้ว ในช่วงชีวิตนี้หากใครทัน ได้แก่เหตุการณ์น้ำท่วมใหญ่ในปี 2554 ขนย้ายยาก น้ำไฟถูกตัด นานเป็นเดือน

แบบที่สอง เหตุการณ์หรือปัญหาทางการบริหารเวชภัณฑ์ เช่น ยาขาดฉุกเฉิน ยาเลิกผลิต เลิกจำหน่าย
กรณียาขาดฉุกเฉิน จัดทำเป็น ระเบียบปฏิบัติ ให้ชัดเจน ว่ามีขั้นตอนอย่างไร และมีการการยืนยันว่า ยาขาดฉุกเฉิน หมายถึง สถานการณ์แบบใด จึงเข้าเกณฑ์(กำหนดตามนโยบายองค์กร เช่น กำหนดให้คลังมี ปริมาณยาสำรองน้อยกว่า minimum stock ที่กำหนดร้อยละ 50 และมีการแจ้งหน่วยจัดซื้อแล้วนานเกิน ช่วง Lead time มากกว่าร้อยละ 50 (วัน) ถือว่ายาขาด เป็นต้น
• เมื่อมีการยืนยันแล้วให้ แจ้งผู้จัดซื้อให้ติดต่อผู้แทนจำหน่ายยาเพื่อขอยืม ยาด่วน และขอผู้อนุมัติซื้อคืนบริษัทที่ Contactต่อไป
• หากยืมจากแบรนด์ที่ใช้ประจำไม่ได้ ให้ผู้มีหน้าที่ อนุมัติซื้อ พิจารณาอนุมัติซื้อ หรือ ขอยืม ยา จาก supplier แบรนด์อื่น ที่ Contact เตรียมไว้สำรองเป็นแบรนด์ที สอง,ที่ สาม ตามลำดับ
• แจ้งแพทย์เกี่ยวกับสถานการณ์ยาขาด เพื่อให้แพทย์พิจารณาเลือกใช้ยาอื่นทดแทน(เลือกหายาที่มีส่วนผสมหรือฤทธิ์ทางเภสัชวิทยาใกล้เคียงกันมาทดแทน)
• แนวทางป้องกัน ตรวจสอบสต็อกยาอย่างสม่ำเสมอ และสั่งซื้อยาสำรองที่เตรียมไว้จากข้อสอง

กรณียาเลิกผลิต / เลิกจำหน่าย /ยากำพร้า ไม่สามารถหาซื้อได้
กรณีทั้งสาม หัวข้อที่ระบุไว้ หมายถึง เราไม่สามารถหาซื้อยา ชนิดใดชนิดหนึ่ง แบรนด์ใด แบรนด์หนึ่ง ได้เนื่องจากสาเหตุทั้งสามกรณีข้างต้น
• ให้นำ ระเบียบปฏิบัติ กรณียาขาดฉุกเฉินมา แก้ปัญหา ก่อน
• กรณีแก้ปัญหาไม่ได้ ให้ ประชุมผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ทีมสัตวแพทย์ประจำสาขาที่ต้องใช้ยานั้น เพื่อแจ้งสถานการณ์ และให้ กำหนดรายการยาทดแทน เช่น ยา ที่มีตั ยาสำคัญเป็นชนิดเดียวกัน แต่ต่างแบรนด์ ต่างความแรง ต่างรูปแบบ ฯลฯ และกำหนดรายการชนิดยาอื่น ที่สามารถใช้แทนยาที่ไม่สามารถหาซื้อได้ ซึ่งอาจหลายชนิด และควรมีสำรองไว้ หลายๆชนิด เพราะอาจขาดตลาดเช่นกัน
• กรณีต้องใช้ยาเร่งด่วน อาจพิจารณาขอยืม หรือขอซื้อต่อจาก เคลือข่ายโรงพยาบาลสัตว์ที่มีContact กันมาก่อนในเรื่องอื่นๆ
• กรณีหายาที่ต้องการไม่ได้ หายาทดแทนทุกกรณี เสนอให้แพทย์ สัตวแพทย์ เปลี่ยนแผนการรักษา
• วางแผนจัดซื้อยาทดแทนตามที่ ได้ข้อยุติในข้อสอง

สรุปแนวทางการป้องกันและเตรียมพร้อมสำหรับคลังยา

* จัดทำแผนรับมือ: จัดทำแผนรับมือเหตุการณ์ไม่ปกติในคลังยา และฝึกอบรมบุคลากรให้ปฏิบัติตามแผน
* ตรวจสอบสต็อกอย่างสม่ำเสมอ: ตรวจสอบสต็อกยาอย่างสม่ำเสมอ เพื่อทราบปริมาณยาคงเหลือและสั่งซื้อยาสำรองได้ทันท่วงที
* สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ผลิตและบริษัทยา: สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ผลิตและบริษัทยา เพื่อให้ได้รับการสนับสนุนและข้อมูลที่เป็นประโยชน์
* มีระบบการสื่อสารที่ดี: มีระบบการสื่อสารที่ดีระหว่างผู้ควบคุมคลังยา สัตวแพทย์ และผู้รับบริการ เพื่อให้สามารถแจ้งข้อมูลและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ส่วนท้ายบท

• ยากำพร้า หมายถึง ยาที่มีความจำเป็นต้องใช้ เพื่อวินิจฉัย บรรเทา บำบัด ป้องกัน หรือรักษาโรคที่พบได้น้อย หรือโรคที่อันตรายร้ายแรง แต่มีอัตราการใช้ต่ำ หายาอื่นทดแทนยาก หาบริษัท นำเข้ามาจำหน่ายยากไม่คุ้มค่าทำธุรกิจ จึงมีปัญหาขาดแคลน
• Lead time หมายถึง ระยะเวลาในการรอคอยสินค้า(ที่นี้คือยา) หลังจากที่มีการเริ่มต้นคำสั่งซื้อไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายของคำสั่งซื้อ โดยมีความหมายครอบคลุมไปถึงทุกกระบวนการในกระบวนการ ขนส่งที่เกิดจากการรอคอย ทั้งหมดทุกขั้นตอนในการจัดซื้อ

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!