การจัดการคุณภาพยา มาตรฐานคลังยา

เรื่องพื้นฐานที่สุดของการจัดการยาในคลังยาที่ต้องรู้คือ การเก็บรักษายาในคลังที่สามารถควบคุมคุณภาพของยา ให้ได้ตามมาตรฐานตั้งแต่ รับยาเข้าคลัง นำไปเก็บจนเบิกจ่ายให้กับผู้ใช้ยา ดังนั้นการจัดการคุณภาพยาในคลังยาจึงว่าด้วย เรื่อง สถานที่คลังยา (Warehouse) และการเก็บรักษา(Storage)

คลังยา คือ พื้นที่ภายในอาคารถาวร หรือชั่วคราวก็ได้ ซึ่งมีการออกแบบในการจัดเก็บรักษาปัจจัยการผลิตบริการใดๆต่อกิจการขององค์กร ทั้งนี้จะมีการจัดแบ่งพื้นที่ออกเป็นสัดส่วนอย่างเป็นระบบเพื่อตอบสนองต่อการใช้พัสดุภายใน ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยคำนึงถึงปัจจัยดังนี้
• ควบคุมอุณหภูมิ โดยยาทั่วไปต้องควบคุมอุณหภูมิในช่วง 18-25 องศา (เรียกว่าอุณหภูมิห้อง) ยาเย็นหรือยาในตู้เย็น ต้องควบคุมอุณหภูมิในช่วง 2-8 องศา มีการบันทึกอุณภูมิ /ตรวจสอบ ทุกวัน เช้าเที่ยงเย็น
• ควบคุมความชื้นสัมพัทธ์ในอากาศ ไม่เกินร้อยละ 65 rH เก็บยาในที่อากาศถ่ายเทสะดวก ไม่อับชื้น และไม่มีแสงแดดส่องถึงโดนตรงมีการตรวจสอบทุกวัน
• มีระบบป้องกันแมลง สัตว์กัดแทะต่างๆ ป้องกันยาในคลังเสียหาย
• มีระบบรักษาความปลอดภัย ติดกล้องวงจรปิด บริเวณพื้นสำคัญโดยเฉพาะ ประตู หรือครอบคลุมพื้นที่เข้าออกอื่นๆ
• ประตูใหญ่คลังยา หรือจุดเก็บยาต้องมีกุญแจล็อค 2 ชั้น และเป็นระบบปิด สามารถหยิบยาได้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ เท่านั้น

การเก็บรักษา คือ การจัดวางยาอย่างมีระเบียบแบบแผนในการเก็บรักษา คำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมต่อยาชนิดนั้นๆ ให้ยาคงสภาพไม่ชำรุด สูญหาย มีขั้นตอนดังนี้
• การจัดยาเข้าคลัง โดยจัดยาเป็นหมวดหมู่ ตามที่เหมาะสมกับบริบทองค์กร แบ่งเป็น
• กลุ่มยาตามรูปแบบ ยาเม็ด ยาน้ำ ยาฉีด ยาใช้ภายนอก ฯลฯ
• จัดยาแต่ละประเภทตามฤทธิ์การรักษา เช่น กลุ่มยารักษาโรคระบบทางเดินอาหาร กลุ่มยาแก้ปวด กลุ่มยาแก้อักเสบ เป็นต้น
• จัดเรียงตามตัวอักษร A-Z ,ตามลำดับเลขรหัสยาที่เรากำหนด ( อันนี้นิยมที่สุด )
• เวชภัณฑ์บางอย่างต้องจัดแยกเก็บอุณหภูมิที่แตกต่างกัน ตามที่ยาชนิดนั้นกำหนด ได้แก่ อุณหภูมิห้อง อุณหภูมิตู้เย็น(ยาเย็น) และ ยาช่องfreeze
• จัดยาเรียงขึ้นชั้น /เข้าคลังตามกลุ่มที่แบ่งในข้อแรก โดย การเก็บ การเติมแต่ละครั้งต้องคำนึงถึงหลัก First in First use (ตามวันหมดอายุมาก่อนใช้ก่อน) โดยยาที่ เข้าคลังก่อนวางไว้แถวหน้า เพื่อหยิบใช้ก่อน และพิจารณาร่วมกับการดูวันหมดอายุของยา ยาใดหมดอายุก่อน วางไว้แถวหน้า
• จัดทำป้ายติดชื่อยา ไว้ที่หน้าตู้ หรือลิ้นชักให้ชัดเจนเพื่อสะดวกในการค้นหา และหยิบ/เบิกใช้ยา การจัดเก็บยาตาม Address ของยาเพื่อลดความผิดพลาดในการจัด และจ่ายยา และควรเก็บยาเป็นสัดส่วนไม่ปะปนกัน
• การเบิก จ่ายยา มี 3 กิจกรรมดังนี้

กิจกรรมที่ 1 การรับยา( Medicine receipt ) มีหน้าที่ เตรียมสถานที่จัดเก็บ และตรวจสอบยาให้ถูกต้องตามเอกสารส่งยา เพื่อนำเข้าคลังทางบัญชี โดยจะต้องปฏิบัติในขณะที่ ยา ได้ส่งเข้ามายังคลังยาเพื่อการจัดเก็บรักษาดำเนินการวิธีในการแรกรับต่อ ยาที่ถูกส่งเข้ามานั้นอย่างทันทีทันใดบุคคลที่องค์กรกำหนดให้มีหน้าที่ตรวจรับสินค้า
กิจกรรมที่ 2 การจัดเก็บ( Put away ) มีหน้าที่ ในการเคลื่อนย้ายป้องกันยาชำรุดเสียหาย เก็บให้ตรงตำแหน่งที่มีป้ายระบุ(address ที่ชัดเจน เน้นจุดที่หาง่าย หายก็รู้ สะดวกในการตรวจสอบ เติมของใหม่ไม่ยุ่งยากง่าย) เมื่อรับยาเข้าคลังยา ผู้มีหน้าที่ ต้องบันทึกจำนวน ยาที่รับลง Stock card เพื่อเป็นหลักฐานว่ามี ยาเข้ามาเพิ่มในคลังยา
กิจกรรมที่ 3 การเบิกยา/หยิบยาออกจากคลังยา( Dispatch medicine )กระบวนการเบิกยาจากคลังยาเป็นกระบวนการสุดท้าย ซึ่งเมื่อนำยาออกจากคลังต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจทุกครั้ง
การเบิกยา/หยิบยาออกจากคลังยา รวมถึงการเติมยาเพิ่ม กิจกรรมนี้เน้นที่สุด คือทุกครั้งที่มียา เข้า – ออก ต้องได้รับการบันทึก และควบคุมทางบัญชีที่กำหนดไว้ขั้นตอนนี้เมื่อเรามีข้อมูลการเข้า ออกของยาในคลังสักระยะหนึ่ง เราสามารถนำข้อมูลมาคำนวณค่าในการบริหารคลังยา ซึ่งค่าต่างๆเหล่านี้ จะนำไปเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป ค่าเหล่านี้ได้แก่ Safety stock, ROP, Min-Max. stock เป็นต้น

ข้อความส่งท้ายบทความ

• ยาและเวชภัณฑ์ทุกรายการ : ห้ามวางบนพื้นโดยเด็ดขาด ควรมีชั้นวาง หรือพาเลทรองสูงจากพื้นเล็กน้อย(ประมาณ 10 ซ.ม.) เพื่อป้องกันความชื้นจากพื้นดิน หากยาใดเก็บในตู้เย็น หรือตู้วัคซีน ยานั้นต้องเก็บใส่ในกล่อง แยกรายชนิด ถ้ามีฝาบิดจะดีมากๆ ป้องกันไอน้ำที่ควบแน่นหยดใส่
• การบันทึกข้อมูล : ต้องมีการบันทึกข้อมูลการรับ เข้า การจ่ายออก และปริมาณยาคงคลังอย่างละเอียด เพื่อควบคุมปริมาณยาและป้องกันการขาดแคลน สูญหาย
• บุคลากร : บุคลากรที่ทำงานในคลังยาต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการยา และมาตรฐานคลังยา

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!