การตรวจสอบ และการประเมินผล ( Routine/day/weekly/month/year )

การตรวจสอบและประเมินผลการบริหารคลังยา เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่า ยาและเวชภัณฑ์ต่างๆ ในคลังมีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และเพียงพอต่อความต้องการของผู้ป่วย นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนยา หรือการมียาสินค้าคงคลังเกินความจำเป็น ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการรักษาพยาบาลได้

ประโยชน์ของการตรวจสอบและประเมินผล
* เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารคลัง: ช่วยลดต้นทุน เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลและลดความเสี่ยงจากการสูญเสียยา
* มั่นใจในคุณภาพของยา: ช่วยให้มั่นใจว่ายาทุกตัวมีความปลอดภัยและมีคุณภาพ
* ป้องกันการขาดแคลนยา: ช่วยให้มียาเพียงพอต่อความต้องการของผู้ป่วย
* ปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐาน: ช่วยให้มั่นใจว่าการบริหารคลังเป็นไปตามกฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

การประเมินผล( Assessment) คือ การวิเคราะห์ อย่างเป็นระบบจัดทำเป็นครั้งคราวแบบเฉพาะกิจเพื่อที่จะตอบคำถามบางอย่างเกี่ยวกับผลงาน การประเมินผลจึงอาจเป็นการประเมิน และอธิบายเกี่ยวกับประเด็นผลงานของแผนงาน ผลกระทบ หรือผลได้

การตรวจสอบ(Audit) คือ การวัดผลการดำเนินการ/งานบริการ จากกระบวนการทำงานเปรียบเทียบกับสิ่งที่เรากำหนดไว้ซึ่ง คำตอบมีเพียง 2 คำตอบคือ ผ่าน(ถูก) และไม่ผ่าน ดังนั้น การประเมินผลจึงเป็นการเก็บข้อมูล แล้วนำมาประมวลผลเพื่อพิจารณาประสิทธิภาพของผลงานต้องมีการเก็บข้อมูลเป็นประจำ ตามช่วงระยะเวลาที่กำหนด( ปกติคือ รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาศ รายปี) โดยการเก็บข้อมูลจะมีการตรวจสอบความถูกต้องของการลงข้อมูลควบคู่ไปด้วย

การตรวจสอบ และประเมินผล ควรมีการดำเนินการเมื่อใด อย่างไร
ในบทความนี้ ขอมุ่งเน้นไปที่ งานบริหารเวชภัณฑ์ เนื่องจากสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับ งานคลังโรงพยาบาลสัตว์ ชัดเจนที่สุด ส่วนในหัวข้ออื่น เป็นเพียงหัวข้อเสริมนี่น่าสนใจพิจารณาเป็นลำดับรอง
การตรวจสอบคุณภาพ(Quality Audit) คือ การตรวจสอบการดำเนินการ “การควบคุมคุณภาพโดยหน่วยงานภายใน และภายนอก(ฝ่ายฯ) ว่าเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นหรือไม่(ระเบียบปฏิบัติของงานนั้นๆที่ตรวจสอบ) มีกระบวนการที่นิยมคือ

1. ตรวจสอบคุณภาพภายใน (Internal quality audit) เป็นการตรวจสอบคุณภาพโดยตนเองตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ตามงวดเวลา เช่น ตรวจสอบทุกวัน/ ทุกสัปดาห์ เดือน เป็นต้น

ขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพภายใน และประเมินผล
* กำหนดขอบเขตการตรวจสอบ: กำหนดว่าจะตรวจสอบส่วนใดของคลัง เช่น ยาแผนปัจจุบัน ยาแผนโบราณ หรือเวชภัณฑ์อื่นๆ
* กำหนดตัวชี้วัด: เลือกตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น ปริมาณยาคงคลัง,อายุของยา,อัตราการหมุนเวียนของยา,ความถูกต้องของข้อมูลในระบบ, การปฏิบัติตามมาตรฐานการเก็บรักษา เป็นต้น
* รวบรวมข้อมูล: เก็บข้อมูลจากเอกสารต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเบิกจ่าย บัญชีคุมคลัง และทำการตรวจนับสินค้าคงคลังจริง
* วิเคราะห์ข้อมูล: เปรียบเทียบข้อมูลที่ได้กับมาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อหาจุดแข็ง จุดอ่อน และปัญหาที่เกิดขึ้น
* สรุปผลและเสนอแนะ: สรุปผลการตรวจสอบและเสนอแนะแนวทางในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงระบบการจัดการคลัง การฝึกอบรมบุคลากร หรือการปรับปรุงกระบวนการทำงาน

2. ตรวจสอบคุณภาพโดยภายนอก ( External quality audit ) เป็นการตรวจสอบโดยหน่วยงานอื่นที่ได้รับมอบจากผู้บรหารองค์กร หรือผู้บริหารลงมาตรวจสอบด้วยตนเอง การตรวจสอบนี้จะเป็นแบบรายปี /รายไตรมาศ ดังนั้นขอเสนอตัวชี้วัดสำคัญที่ผู้บริหารต้องให้มีการเก็บข้อมูลเป็นประจำและวางแผนให้ทีมงานคลังได้เก็บเป็นระยะ ตามชนิดของตัวชี้วัด และควรมีการตรวจสอบใหญ่ทุกสิ้นปีงบประมาณหรือสิ้นงวดไตรมาศแล้วแต่นโยบาย
1. ปริมาณมูลค่ายาคงคลัง ณ สิ้นเดือนหรือสิ้นปี ตัวชี้วัดนี้ควรมีการเก็บ ตามงวดที่ระบุ(เดือน ,ปี)
2. จำนวนเดือนสำรองคงคลัง(บอกถึงว่า มียาเหลือใช้อีกจำนวนกี่เดือน ยาจึงหมด ยิ่งค่านี้สูงแปลว่า มีการสำรองยาที่มาก )ตัวชี้วัดนี้ ควรมีการเก็บข้อมูลสรุปให้ผู้บริหารทุกเดือน และมีการตรวจสอบจากภายนอกทุกปี
3. จำนวนรายการยาขาดคลัง ตัวชี้วัดนี้บ่งบอกถึง ประสิทธิภาพ ของการจัดซื้อจัดหา และงานบริหารเวชภัณฑ์ว่าสามารถตรวจสอบว่ามียาใด มีจำนวนคงเหลือถึงจุดที่ต้องมีการสั่งซื้อรึยัง และมีระบบแจ้งเตือนให้มีการสั่งซื้อเพิ่มอย่างไร ตัวชี้วัดนี้ควรมีการเก็บข้อมูลจากผู้ปฏิบัติทุกวัน และสรุปส่งสิ้นปี

4. ร้อยละของความถูกต้องของยาคงคลัง ตัวชี้วัดนี้เป็นการเปรียบเทียบระหว่าง จำนวนรายการยาที่ไม่ตรงตามบัญชีคุมคลัง กับ จำนวนรายการยาที่คุมในบัญชีทั้งหมด ทำเป็นร้อยละ ตัวชี้วัดนี้แสดงถึง ประสิทธิภาพของการทำงานของ ระเบียบปฏิบัติงานคลัง (การรับ การเก็บ การเบิกจ่าย ของจากคลังยา)
5. ร้อยละ ยาและเวชภัณฑ์อื่นๆที่ Dead stock ณ สิ้นงวดที่ผู้บริหารกำหนด ตัวชี้วัดนี้ใช้ตรวจสอบตามงวดเวลาที่กำหนด
6. ค่าอื่นๆที่ผู้บริหารสนใจ เช่น มูลค่ายาสูญหาย, มูลค่ายาเสียหายเมื่อมีการรับยาแล้ว เป็นต้น ตัวชี้วัดหลักที่ควรมีการกำหนดการจัดเก็บ/ ตรวจสอบข้อมูลว่าถูกต้องทุก วัน/ทุกเดือนตามงวด โดยกระบวนการตรวจสอบภายในของหน่วยงานเอง และเมื่อสิ้นปีงบประมาณควรมีการตรวจสอบจากภายนอกหน่วยงานคลัง หรือผู้ที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริหาร เพื่อให้แน่ใจว่า การได้มาซึ่งข้อมูลนั้นสะท้อนถึงที่มาที่ถูกต้อง มีกระบวนการที่เชื่อถือได้

ลองพิจารณาตัวอย่าง การตรวจสอบคลังยาของ โรงพยาบาลชุมชนแห่งหนึ่งมีกระบวนการดังนี้
1.การตรวจสอบรายสัปดาห์ ทุกวันศุกร์เวลา 15.00 -16.30 น.(เป็นช่วงเวลาใกล้เลิกงาน ปริมาณงานเบาบาง)
- ผู้รับผิดชอบทำการตรวจสอบยาในพื้นที่/รายการที่ได้มอบหมายโดยสุ่มตรวจจำนวนยาคงคลังที่มีอยู่จริง ตรวจสอบวันหมดอายุ กับStock card การสุ่มตรวจสอบต้องวางแผนการสุ่มสลับรายการจนครบไม่ซ้ำรายการในแต่ละสัปดาห์ หากพบว่ารายการไม่ตรงแจ้งผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไข
- กรณที่มีเวชภัณฑ์รายการใดที่จำนวนยาคงคลังถึงจุดที่ต้องสั่งซื้อเพิ่มต้องบันทึกรายการเวชภัณฑ์ ดังกล่าว แจ้งเจ้าหน้าที่บริหารคลังเพื่อลงรายการที่มีปริมาณคงคลังน้อยกว่าหรือเท่ากับ Minimum stock เพื่อจัดซื้อต่อไป
- กรณี มียารายการใดที่มีอายุน้อยกว่า 6 เดือนและเห็นว่าไม่สามารถใช้งานได้ทันต้องแจ้งเจ้าหน้าที่บริหารคลังต่อไป
-ตรวจสอบ กรณีพบความผิดปกติอื่นๆ เช่น ยาเสียหาย พบร่องรอยสัตว์อาศัย เป็นต้น รายงานทันที
2.การตรวจสอบรายเดือน ทุกสัปดาห์แรกของเดือน
- เจ้าหน้าที่คลังยาตรวจนับจำนวนยาคงคลังที่มีอยู่จริง กับ Stockcard และใบสรุปยาคงคลังประจำเดือนซึ่งเป็นบัญชีคุมคลัง ใหญ่โดย หากยาที่มีอยู่จริงไม่ตรงกับ และ/หรือใบสรุปยาคงคลังฉบับที่พึ่งตรวจนับจะต้องหาสาเหตุ และบันทึกความเสี่ยงส่งหัวหน้าเพื่อหาวิธีป้องกัน แก้ปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำต่อไป
-กรณียา อายุน้อยกว่ากำหนด(เช่น < 6 เดือน) ,ยา Minimum stock, Dead stock ฯลฯ ให้บันทึกแจ้งรายงานหัวหน้าผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไขต่อตามนโยบายต่อไป
3.การตรวจสอบประจำปี โดนคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้ง(External Audit)
- คณะกรรมการตรวจสอบเวชภัณฑ์ ตรวจนับยาคงคลังที่มีอยู่จริง กับStock card และใบสรุปเวชภัณฑ์คงคลัง ณ สิ้นปีงบประมาณ ให้ถูกต้องสอดคล้องกัน
- กรณี พบข้อสงสัย ความคลาดเคลื่อน ไม่สอดคล้องต้องให้ทีมปฏิบัติคลังยาชี้แจง และบันทึกปัญหา /หาแนวทางแก้ไข ป้องกันต่อไปพร้อมกับรายงานแก่ หัวหน้างานคลังหรือ แก่ผู้บริหารสูงขึ้นตามนโยบายองค์กรต่อไป
-ถ้าจำนวนยาคงคลังที่มอยู่จริง ตรงกับเอกสารครบถ้วน คณะกรรมการจึงลงนามยืนยัน การตรวจสอบถูกต้องไว้เป็นหลักฐาน
- เจ้าหน้าที่คลังยาจัดทำ Stock card สำหรับปีงบประมาณใหม่ และเก็บรวบรวมเอกสารเก่าไว้ให้ตรวจสอบตามอายุที่องค์กรกำหนด จากแนวทางข้างต้นน่าจะทำให้เห็นภาพรวมการตรวจสอบ ประจำของผู้ทำงานภานใน และผู้ตรวจสอบจากภายนอกที่ได้รับการแต่งตั้งเพื่อความโปร่งใส นอกจากการตรวจสอบงานคลัง ขอเพิ่มเติมตังชี้วัดทางวิชาการ อีก สองรายการดังนี้

• ค่าความคลาดเคลื่อนจากการจัดยา , จ่ายยา ต้องอาศัยการตรวจจับแบบ ในขณะทำงานที่หน้างาน และเมื่อตรวจพบให้จดลง รายงาน 1 ฉบับ บันทึกทันที หาก พบการจัดยาผิด จ่ายยาผิด บันทึกทันที การจ่ายยา / จัดยาผิดอาจตรวจพบได้ ขณะกำลังอธิบายการใช้ยา หรือผู้รับบริการกลับไปแล้วและมาสอบถามภายหลัง หรือมารักษาในครั้งต่อไป เราจะได้ป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก หรืออาจทำให้ Stockยาไม่ตรงได้
• การรายงานการเกิดอาการอันไม่พึงประสงค์จากการใช้ยา (Adverse Drug Event : ADR ) คือการจดรายงานอาการของสัตว์ป่วยเมื่อได้รับยา เกิดอาการที่ไม่ควรเกิดกับสัตว์ป่วย (ที่พบบ่อยคือ แพ้วัคซีน )หากเรามีการบันทึกแน่นอนว่า สัตว์ตัวนี้จะปลอดภัยจากยาดังกล่าวในการรักษาครั้งต่อๆไป ถ้าให้ดีควรบันทึกชื่อยา และอาการส่งมอบแก่เจ้าของผู้ดูแลด้วย

ส่วนท้ายบท

• ยา Dead stock คือ ยาหรือเวชภัณฑ์คงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว(เบิก-จ่าย) ค้างอยู่ในคลังสำรองเป็นเวลานาน และไม่มีแนวโน้มที่จะได้มีการเบิกออก จนอาจทำให้เสื่อมสภาพ และหมดอายุ ในที่สุด บางครั้งอาจต้องกำหนดว่านาน มากกว่า 6 เดือนเป็นต้น
• Minimum stock คือ ค่าตัวเลขต่ำสุดที่ควรมี ปริมาณยาสำรองไว้ในคลังยาซึ่งจะนับเป็นหน่วยตามรายการสินค้า เช่น ยา A มีการเบิกใช้ทุกวัน วันละ 10 กล่อง เบิกของได้ทุกสามวัน ดังนั้นขั้นต่ำที่ควรมีสำรองในคลังหากไม่พิจารณาปัจจัยอื่น ต้องมีขั้นต่ำ 30 กล่อง เป็นต้น

Key word#ตัวชี้วัดที่สำคัญควรรู้

* ปริมาณยาคงคลัง: ตรวจสอบว่าปริมาณยาคงคลังเพียงพอต่อความต้องการหรือไม่ มียาสินค้าคงคลังเกินความจำเป็นหรือไม่
* อายุของยา: ตรวจสอบว่ามียาใกล้หมดอายุหรือหมดอายุแล้วหรือไม่
* อัตราการหมุนเวียนของยา: ตรวจสอบว่ายามีการหมุนเวียนดีหรือไม่ มียาค้างสต็อกนานเกินไปหรือไม่
* ความถูกต้องของข้อมูลในระบบ: ตรวจสอบว่าข้อมูลในระบบตรงกับปริมาณยาคงคลังจริงหรือไม่
* การปฏิบัติตามมาตรฐานการเก็บรักษา: ตรวจสอบว่ามีการเก็บรักษายาตามมาตรฐานที่กำหนด เช่น อุณหภูมิ ความชื้น แสงสว่าง

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!