การจัดการ stockยา และเวชภัณฑ์อื่นๆ

การจัดการstockยา และเวชภัณฑ์อื่นๆ ถ้าจะเรียกให้ดูเป็นวิชาการ คือ งานบริหารเวชภัณฑ์ (รวมหมดทั้ง คลังยา คลังวัสดุการแพทย์) การบริหารเวชภัณฑ์ในโรงพยาบาลคนกับ โรงพยาบาลสัตว์ ไม่มีความต่างกันในทางทฤษฎี อยู่ที่ความตั้งใจที่จะ ให้ความสำคัญ เพราะการบริหารจัดการคลังยาที่ดี จะช่วยลดต้นทุน เพิ่มสภาพคล่องทางการเงิน ผลกำไรก็เพิ่มขึ้นจากการลด waste ต่างๆลง ในการดำเนินงาน ทีนี้เรามาลองดูขั้นตอนการจัดการ คลังยา แบบเริ่มต้นกันครับ

ขั้นแรก : ผู้บริหารต้อง กำหนดนโยบาย งานคลังให้ชัดเจน เพื่อกำหนดเกณฑ์ในการประเมินประสิทธิภาพการบริหารคลังยา กำหนดแนวทาง ทิศทางการทำงาน ความจริงจัง ของผู้บริหารสูงสุดถึงผู้ปฏิบัติ

ขั้นที่สอง : กำหนดผู้รับผิดชอบ หน้าที่ ภาระงาน แก่ ผู้ปฏิบัติ ผู้บริหารคลังฯ ให้ชัดเจนจากแยกกัน

ขั้นที่สาม : ตรวจนับจำนวนยา หรือเวชภัณฑ์อื่นๆทั้งหมด ทำบัญชีรายการทุกรายการ เริ่มต้นใหม่(หากมีบัญชีเก่าก็ให้ ยกยอดบัญชีใหม่) โดยทำเพียงครั้งแรกครั้งเดียว และจะไม่มีการ adjust บัญชีอีกต่อไป และให้เริ่มควบคุม ยาในคลังให้มีจำนวน จริงตรงกับบัญชี แบบเป็นปัจจุบัน

ขั้นที่สี่ : กิจกรรมในการจัดการ stockยา เวลามีการเบิกจ่ายยา มี 3 กิจกรรมได้แก่
กิจกรรมที่ 1 การรับยา( Medicine receipt ) มีหน้าที่ เตรียมสถานที่จัดเก็บ และตรวจสอบยาให้ถูกต้องตามเอกสารส่งยา เพื่อนำเข้าคลังทางบัญชี โดยจะต้องปฏิบัติในขณะที่ ยา ได้ส่งเข้ามายังคลังยาเพื่อการจัดเก็บรักษาดำเนินการวิธีในการแรกรับต่อ ยาที่ถูกส่งเข้ามานั้นอย่างทันทีทันใดบุคคลที่องค์กรกำหนดให้มีหน้าที่ตรวจรับสินค้า จะต้องทำการนับจำนวนยาที่ได้รับ เปรียบเทียบกับเอกสารประกอบ อาทิเช่น ใบสั่งซื้อ (PO) ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (Invoice) พร้อมทั้งลงนามผู้ตรวจรับยาในเอกสารประกอบเพื่อใช้เป็นหลัดฐานในการตรวจสอบว่ายาดังกล่าวมีการตรวจรับจากผู้มีอำนาจ ในกระบวนการนี้ องค์กรควรกำหนดตำแหน่ง หรือตัวพนักงานที่สามารถรับยาได้
กิจกรรมที่ 2 การจัดเก็บ ( Put away )มีหน้าที่ ในการเคลื่อนย้ายป้องกันยาชำรุดเสียหาย เก็บให้ตรงตำแหน่งที่มีป้ายระบุ(address ที่ชัดเจน เน้นจุดที่หาง่าย หายก็รู้ สะดวกในการตรวจสอบ เติมของใหม่ไม่ยุ่งยากง่าย) เมื่อรับยาเข้าคลังยา ผู้มีหน้าที่ ต้องบันทึกจำนวน ยาที่รับลง Stock card เพื่อเป็นหลักฐานว่ามี ยาเข้ามาเพิ่มในคลังยา อีกทั้งยังช่วยให้ องค์กรสามารถคำนวณต้นทุนยา คงคลังได้อีกด้วย ในกระบวนการนี้ถือเป็นหัวใจหลักของการบริหารคลังยา ซึ่งสามารถแบ่งกิจกรรมได้ 2 กิจกรรม
• การควบคุมพื้นที่การจัดเก็บยา องค์กรต้องแบ่งแยกพื้นที่สำหรับการจัดเก็บยา และติดป้ายบ่งชี้ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา อีกทั้งยังต้องจัดทำแผนผังทางหนีไฟ สัญญาณเตือนภัย ถังดับเพลิง ให้ชัดเจน ประกอบกับต้องพิจารณาความเหมาะสมของปัจจัยต่างๆ ที่ส่งผลต่อยาคงเหลือ หรือยาที่ต้องควบคุมเฉพาะ (ควบคุมอุณหภูมิ/ยาเสพติดควบคุมพิเศษ เป็นต้น)เพื่อควบคุมคุณภาพ ควบคุมการลักลอบใช้ผิด กฎหมาย
• การบริหารคงคลัง(มูลค่ายาคงเหลือ) องค์กรต้องกำหนดนโยบายสำหรับการตรวจนับ ยาคงเหลือ และจะต้องจัดทำแผนการตรวจนับยาคงเหลือโดยฝ่ายบัญชี เป็นผู้ร่วมนับกับ เจ้าหน้าที่ผู้คุมคลังยา พร้อมบันทึกจำนวนและยอดยาคงเหลือ หากเกิดผลต่างจะต้องหาสาเหตุที่เกิดขึ้นให้ได้
กิจกรรมที่ 3 การเบิกยา/หยิบยาออกจากคลังยา( Dispatch medicine )กระบวนการเบิกยาจากคลังยาเป็นกระบวนการสุดท้าย ซึ่งเมื่อนำยาออกจากคลังต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจทุกครั้ง และหากมีกรณีที่ตัด ยาใดออกจากบัญชีแล้ว เพราะชำรุด หมดอายุ ยกเลิกการใช้(ล้าสมัย) ต้องมีการแบ่งแยกโซน และต้องได้รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร

กิจกรรมที่ 2และ 3 นี้เน้นที่สุด คือทุกครั้งที่มียา เข้า – ออก ต้องได้รับการบันทึก และควบคุมทางบัณชีที่กำหนดไว้ ถ้ามีระบบตัดยาออกจากบัญชีแบบ real time แบบร้านสะดวกซื้อจะน่าชื่นชมมาก โดยคลังยาต้องคำนึงถึงหลัก FIFU (first in first use) ขั้นตอนนี้เมื่อเรามีข้อมูลการเข้า ออกของยาในคลังสักระยะหนึ่ง เราสามารถนำข้อมูลมาคำนวณค่าในการบริหารคลังยา ซึ่งค่าต่างๆเหล่านี้ จะนำไปเพิ่ม ประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป ค่าเหล่านี้ได้แก่ Safety stock, ROP, Min-Max. stock เป็นต้น

ขั้นที่ห้า : การควบคุม stock ยา(ปริมาณยาแต่ละชนิดในคลัง) ยาคงคลังถือเป็นต้นทุน ยาคงคลังต้องควบคุมให้เป็นไปตามแนวทางที่ผู้บริหารกำหนดตั้งแต่ในขั้นแรก โดยขั้นตอนนี้ต้องมีข้อมูลจากกิจกรรมที่ 3 และควบคุมปริมาณให้มีมูลค่ารวม สะท้อนถึง ความสำเร็จในการควบคุม stock ยาคงคลัง ที่อาจมีมาก หรือน้อยเกินไป , การเกิดยา Dead stock ฯลฯ ขั้นตอนนี้อาจใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มจากขั้นที่สี่ และเครื่องมือพัฒนางานที่นิยมใช้ได้แก่ ABC analysis ,Cycle count ,KAISEN, 5ส., การเพิ่มทักษะเจ้าหน้าที่ภาคปฏิบัติ เป็นต้น
ทั้งหมด 5 ขั้นตอนเมื่อลงมือทำแล้ว ในช่วงเริ่มต้น ให้เริ่ม 4 ขั้นแรกก่อน เพราะขั้นที่ 5 อาจเหมาะกับการบริหารคลังขนาดใหญ่ ทำเป็นระบบมานาน และขึ้นกับผู้บริหารว่าจะให้ความสำคัญเพียงใด(ย้อนไปพิจารณาที่ขั้นแรกครับ) แต่หากดำเนินการครบทั้ง 5 ขั้นนี้แล้วท่านจะสามารถลดต้นทุน เพิ่มกำไรในกิจการท่านแน่นอน

สิ่งที่ควรเตรียมการในการจัดการงานคลัง

• สถานที่ : คลังยาต้องสะอาด ปลอดภัย มีระบบถ่ายเทอากาศดีไม่อับชื้น ควบคุมอุณหภูมิ
• อุปกรณ์ : มีอุปกรณ์สำหรับเก็บรักษายา เช่น ชั้นวาง ตู้เย็น ตู้ยา เครื่องปั่นไฟสำรอง
• บุคลากร : บุคลากรต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดการยา แต่ละชนิด
• ระบบสารสนเทศ : ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อจัดการข้อมูลเกี่ยวกับยา

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการคลังยา

• ยาหมดอายุ
• ยาถูกขโมย
• ยาขาดstock
• ข้อมูลการจัดการยาไม่ถูกต้อง

วิธีแก้ไขปัญหา(ฉบับย่อ)

* ตรวจสอบสต๊อกยาเป็นประจำ
* วางแผนการจัดซื้อยาให้เหมาะสม
* เพิ่มมาตรการการรักษาความปลอดภัย
* พัฒนาระบบสารสนเทศ

การจัดการคลังยาเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิด การมีระบบการจัดการคลังที่ดีจะช่วยให้มั่นใจในยาที่ใช้บริการว่ามีคุณภาพ และเพียงพอต่อความต้องการ เตรียมตัวให้ดีก่อนเริ่มดำเนินการ หรือเริ่มต้นใหม่อีกครั้งนะครับ

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!