การจัดการเอกสารและการบันทึกการ์ดยา( Stock card )

การจัดการคลังยา ส่วนสำคัญที่สุดที่ใช้ในการเก็บข้อมูล คือ การจัดการเอกสารรับยา การเบิกยา ให้เป็นระบบ เป็นขั้นตอน พร้อมลงบันทึกให้ถูกต้องตรงกับ ปริมาณยาในคลัง แต่งานส่วนนี้ค่อนข้างวุ่นวายใช้เวลาการดำเนินการมาก
Stock Card คือ บัตรบันทึกข้อมูลการเคลื่อนไหวของยาในคลังยา ช่วยให้ทราบปริมาณยาคงเหลือ ช่วยในการวางแผนการสั่งซื้อยา และป้องกันการขาดยา ทำไมต้องมี Stock Card?
* ควบคุมปริมาณยา: รู้ว่ามียาอะไรบ้าง มีเท่าไหร่
* วางแผนการสั่งซื้อ: ป้องกันการขาดยาหรือมียามากเกินไป
* ตรวจสอบการสูญหาย: ตรวจสอบได้ว่ายามีการสูญหายหรือเสียหาย
* ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์: เป็นไปตามมาตรฐานการบริหารจัดการยา

ข้อมูลสำคัญใน Stock Card

* ชื่อยา: ชื่อทางการและชื่อสามัญ
* จำนวน: จำนวนยาที่รับเข้าและจ่ายออก
* วันที่: วันที่รับเข้าและจ่ายออก
* คงเหลือ: จำนวนยาที่เหลืออยู่ในคลัง
* ข้อมูลเพิ่มเติม : เช่น ยาใกล้หมดอายุ , อายุยา

ขั้นตอนการจัดการเอกสารงานคลัง และการลงบันทึกการ์ดยา

• ทำบัญชีหรือทะเบียนเพื่อควบคุมการรับจ่าย และแสดงการหมุนเวียนของเวชภัณฑ์แต่ละรายการเนื่องจากมีเวชภัณฑ์ที่ต้องเก็บรักษาเป็นจำนวนมาก
1.1 บัญชีควบคุมรายการรับเวชภัณฑ์ และเอกสารใบสำคัญที่เกี่ยวข้อง เพื่อแสดงที่มาของเวชภัณฑ์และการเคลื่อนไหวของเอกสารที่ควบคู่มากับเวชภัณฑ์ เช่น ใบกำกับภาษี ใบส่งของ ฯลฯ ปกติ ควรเก็บเอกสารสำหรับตรวจสอบย้อนหลัง 3-5 ปี(ราชการ เก็บ 10 ปี)
1.2 บัญชีควบคุมเวชภัณฑ์ เพื่อแสดงการหมุนเวียนของเวชภัณฑ์แต่ละรายการโดยต้อง
- ทำบัญชีควบคุมเวชภัณฑ์ หรือจัดพิมพ์เป็น สต็อกการ์ด ( Stock card )แผ่นละรายการเวชภัณฑ์ รายการเดียวกันแต่ขนาดบรรจุและ/หรือความแรงไม่เท่ากันต้องใช้คนละแผ่น ดังนั้นบัญชีควบคุมแต่ละแผ่นจึงต้องระบุทั้งชื่อเวชภัณฑ์ (ชื่อสามัญ) ขนาดบรรจุและความแรง
- แยกบัญชีควบคุมเวชภัณฑ์เป็นหมวดหมู่ตามประเภท เช่น ยาเม็ด ยาน้ำ ยาฉีด เป็นต้น

1. กำหนดผู้รับผิดชอบในการเบิก จ่ายยา แยก กับผู้รับผิดชอบงานคลัง(คุมบัญชียา) ออกจากกันชัดเจน
2. กำหนด วัน เวลาที่เหมาะสมในการเบิกเวชภัณฑ์ไม่ควรให้เบิกได้ตลอดเวลา เช่นทุกวันจันทร์ สัปดาห์ที่ 1,3 ของเดือน เป็นต้น
3. การเบิกเวชภัณฑ์ยา
- ใช้ใบเบิกเวชภัณฑ์ในการเบิกทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบย้อนหลังได้
- ปริมาณที่เบิกแต่ละครั้ง ให้คำนึงถึงอัตราการใช้เวชภัณฑ์ โดยใบเบิกนั้นต้องมีรายการเบิกที่ระบุ ขนาดและจำนวน
- ลงชื่อผู้เบิกทุกครั้ง และเสนอผู้มีอำนาจในการอนุมัติการเบิกจ่ายลงนาม ผู้อนุมัติเบิก
4. การจ่ายเวชภัณฑ์ยา
- ก่อนการจ่ายเวชภัณฑ์ ให้เจ้าหน้าที่คลังเวชภัณฑ์ตรวจสอบความถูกต้องของใบเบิกเวชภัณฑ์เมื่อจ่ายเวชภัณฑ์แล้วให้ผู้จ่ายและผู้รับลงลายมือชื่อพร้อมวันที่กำกับไว้เป็นหลักฐาน
- การจ่ายเวชภัณฑ์ ให้จ่ายเวชภัณฑ์ตาม ชื่อสามัญ หรือชื่อการค้า โดยต้องระมัดระวัง จ่ายยาผิด จะเกิดความคลาดเคลื่อนทางบัญชี
- จ่ายเวชภัณฑ์รุ่นเก่าให้หมดเสียก่อนจึงเริ่มจ่ายรุ่นใหม่ ( First – expire – first – use )ทั้งนี้เพื่อป้องกันการ หมดอายุ เสื่อมคุณภาพและภาวะเวชภัณฑ์ค้างสต็อก
5. หักยอดเวชภัณฑ์ตามใบเบิกทุกครั้ง หักยอดจากบัญชีควบคุมเวชภัณฑ์ที่ติดอยู่กับเวชภัณฑ์ในคลังเวชภัณฑ์ก่อนทุกครั้งที่จะนำเวชภัณฑ์ออกจากคลังเวชภัณฑ์แล้ว จึงมาหักยอดจากบัญชีควบคุมเวชภัณฑ์ชุดที่อยู่กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานคลัง(คุมบัญชียา) / คอมพิวเตอร์ ***ก่อนจ่ายเวชภัณฑ์ทุกครั้ง เจ้าหน้าที่คลังเวชภัณฑ์ต้องตรวจสอบจำนวนเวชภัณฑ์คงเหลือจริงกับจำนวนในสต็อกการ์ด หากไม่ตรงกันให้รีบตรวจสอบหาข้อผิดพลาดและแก้ไขให้ถูกต้อง และหากพบว่าเวชภัณฑ์รายการใดหมดหรือเหลือน้อยกว่าปริมาณที่พึงมีต่ำสุด ให้รายงานผู้รับผิดชอบเพื่อดำเนินการจัดหาเพิ่มเติมต่อไป

ข้อความท้ายบทที่น่าพิจารณา การนับปริมาณยาคงเหลือในคลัง จะต้องจัดระบบให้ทุกครั้งที่มีการเบิกยาออกจากคลัง ผู้เบิกยาจะต้องระบุจำนวนยาคงเหลือหลังการเบิกยาดังกล่าวในใบเบิกด้วย เพื่อให้ผู้ตัดตัดยอดยาในบัญชีควบคุมยา ได้ตรวจสอบดูว่ายอดคงเหลือในบัญชีควบคุมยาตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงกันจะได้รีบตรวจสอบความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ระบบนี้เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนยาในรายการนั้นทุกครั้งที่มีการเบิกยา เป็นการประกันว่ายอดยาคงเหลือตามบัญชีและคงเหลือจริงถูกต้องตรงกันตลอดเวลา เทคนิคดังกล่าวจะมีประสิทธิภาพต่อเมื่อใบเบิกยาจะต้องออกแบบให้สามารถกรอกข้อมูลยาคงเหลือจริง มีระบบการจัดเก็บยาที่เป็นระเบียบ นับง่าย และผู้ทำการเบิกยาและตัดบัญชี เป็นคนละคนกัน เพื่อตรวจสอบซึ่งกันและกัน การจัดการ Stock Card เป็นเรื่องสำคัญในการบริหารจัดการยา ปัจจุบันมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์หลายโปรแกรมที่ช่วยในการจัดการ Stock Card ทำให้สะดวก รวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!